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In più di vent’anni, l’Italia ha ritenuto di aver digitalizzato i processi della PA (Pubblica Amministrazione) in larga parte perché, con estrema fatica, ha sostituito l’invio di documentazione via fax con l’invio per mail. Attenzione, se non cambiamo tutto, continueremo ad avere sempre gli stessi problemi”.

A Tiziana Catarci, direttrice del Dipartimento di ingegneria informatica, automatica e gestionale Antonio Ruberti, presso l’Università degli Studi di Roma ‘La Sapienza’, il dono della sintesi non manca, anche se scomoda. Una rarità nei tempi odierni, tempi in cui tra i must dell’attualità italiana, duramente piagata dall’epidemia Covid-19, un derivato del latino transire – ovvero passare da uno stato ad un altro – pare aver fulminato l’immaginario delle classi dirigenti del Paese.

Repentinamente, il verbo si è infatti incarnato, trasfigurato, ed è apparso sulla via di Palazzo Chigi. Il suo nome? Transizione.

Piano nazionale integrato per la digitalizzazione

Immateriale fattrice di un domani epopeico per alcuni, la transizione è ormai declinata un po’ qua e un po’ là alla bisogna, da quella ecologica a quella digitale. Proprio quest’ultima, tra l’altro, dovrebbe trasmutare mente e corpo della PA: dall’instabilità alla stabilità, tutto grazie alla digitalizzazione. Possibile ce ne siamo accorti solo adesso?

Certo che no. Semplicemente, i precedenti italici sono imbarazzanti; e, mentre Tiziana Catarci li snocciola senza colpo ferire, vien da chiedersi, ricapiterà ancora? Domanda più che lecita, visto l’esordio della direttrice del Dipartimento: “Sino ad ora abbiamo fatto poco e, mi spiace dirlo, male”.

Per quali ragioni?

Innanzitutto, perché è sempre mancato un piano: un piano nazionale integrato.

Un piano nazionale integrato? Cioè?

Un piano nazionale integrato dovrebbe comprendere l’intera PA, in ogni suo aspetto.

E come si dovrebbe attuare un progetto di questa portata?

Se vogliamo essere seri, attraverso una missione integrata – missione finora mai predisposta – che indichi la direzione verso cui procedere e i passi fondamentali da compiere. Da premettere che, oltre la trasformazione digitale, la missione deve prendere in esame due aspetti fondamentali: reingegnerizzazione dei processi e formazione/ricambio del personale. Sinora il combinato disposto di queste cose non è mai stato davvero preso in considerazione.

Digitalizzazione: le esperienze all’estero

Esistono invece Paesi che lo hanno fatto?

Certamente, per esempio la Germania, o anche gli Stati Uniti. Gli Usa dell’epoca Obama, ad esempio, hanno sviluppato come prioritario un piano di integrazione e reingegnerizzazione per l’intero apparato amministrativo.

Se questo sono stati i must di altre democrazie, in Italia che cosa si è fatto?

Noi siamo sempre andati avanti in maniera fortemente frammentata, a pezzetti.

A “pezzetti”?

Sì, a pezzetti e – dirò di più – dove il “pezzetto” non è neanche un intero ministero, ma spesso una divisione di un ministero o un comune, o una scuola, o altre realtà locali; realtà locali che realizzano uno specifico progetto di digitalizzazione isolato, purtroppo spesso senza affrontare la reingegnerizzazione dei processi.

Quindi in cosa è consistita la nostra digitalizzazione?

In sostanza, abbiamo perlopiù messo uno strato digitale sopra i processi esistenti, che è quanto di peggio.

Perché?

Perché il processo a quel punto non resta uguale: degenera. Degenera perché vi si sovrappone un ulteriore strato di procedimento. Quindi, se prima il processo era lento e farraginoso, così rimane lento, farraginoso e con in più l’adempimento del digitale.

Gli ostacoli della situazione italiana

Mi sembra di capire che stiamo messi male.

E pensi, non le ho ancora detto l’altro grande problema.

Ah, perché c’è un altro grande problema?

Sì, i dati. Milioni di dati che ogni struttura amministrativa si è tenuti gelosamente nei propri silos.

E ciò cosa ha comportato?

Ha comportato che questi dati non sono né integrati né interoperabili, insufficienza causata da una costante precisa: trattasi di dati chiusi, non aperti. La verità è che ogni amministrazione – dove “ogni amministrazione” è da intendersi come divisione di un ministero, piuttosto che di una asl, piuttosto che di una regione o di un comune – ha i dati serrati nei propri depositi.

Non prendere atto di ciò significa far finta di non sapere che, alla base di tutti i progetti seri di digitalizzazione, una delle fasi fondamentali è l’integrazione dei dati, che ovviamente si può realizzare in tanti modi diversi, non si parla certo di integrazione “fisica”. Se questa fase manca, come possono interoperare amministrazioni che non conoscono vicendevolmente la natura e il formato dei dati? 

Insomma, tanti anni e questo è quel che abbiamo?

Beh, no… ogni tanto si è provato a fare un cambiamento strutturale, ma senza che fosse mai una vera priorità del Paese, magari creando un’agenzia, un comitato, o designando qualche singola persona di indubbia competenza a cui però non sono state date abbastanza risorse, tempo, poteri decisionali.

Caspita, dice questo proprio mentre abbiamo un neoministro per la Transizione digitale che è un manager, è stato creato il Comitato interministeriale per la transizione digitale (Citd), con una sessantina di figure tra personale della PA ed esterni, partecipato anche dal presidente del Consiglio e dai ministri per l’Innovazione tecnologica e la transizione digitale, della Pubblica amministrazione, dell’Economia e delle finanze, della Transizione ecologica, dello Sviluppo economico, della Salute, della Cultura, del Sud e Coesione territoriale, con uno stanziamento ad hoc di 5,4mln fino al 2022.

Sembra un terribile deja-vu… 

Ma no, sono ottimista. Sono coinvolte tante persone estremamente competenti, il punto è che ci sia davvero la volontà di definire un piano complessivo di trasformazione della PA con la strategia e le modalità per portarlo avanti, consapevoli delle riforme che comporta, dei tempi, dei costi, dei rischi e delle resistenze che si incontreranno.

Le basi per una digitalizzazione di successo

Lei cosa consiglierebbe?

Più che consigliare chiederei di essere umili, avere una visione globale ma implementarla passo per passo, cominciando dai cambiamenti fondamentali anche se meno visibili. E accettare il fatto che il cambiamento richiede tempo, nemmeno la bacchetta di mago Merlino potrebbe cambiare lo status quo nel giro di uno o due anni.

Quindi un iter ben più lungo di quanto oggigiorno si sbandiera a tanti livelli di responsabilità.

Quella è comunicazione che si muove su livelli diversi e con le sue regole. Nella realtà serve un piano pluriennale e persone preparate, a tutti i livelli, che lo possano implementare. Questo comporta ovviamente anche immissione di nuove competenze e formazione/aggiornamento del personale esistente nella PA. Solo così, passo dopo passo, potremo veder sedimentare la base della PA digitale. A ciò, tra l’altro, aggiunga la necessità di compiere una corretta analisi dei processi.

Di quali processi?

Prima ancora di quelli di natura tecnologica e/o digitale, sottolineo che andrebbero valutati i processi di natura giuridica. Non sono certo io, in questo senso, un’esperta in materia. Tuttavia, come mi raccontava un amico giurista, in un percorso di smaterializzazione del documento è impossibile non adempiere a quanto previsto da una qualche legge ancora vigente, anche se risalente ai primi ’900: non osservarla comporterebbe un illecito.

La paura e altre componenti ostative

Da qui anche quella certa tendenza dell’apparato burocratico verso un sostanziale immobilismo?

In parte sì. Se, a diversi livelli burocratici, esiste una certa ritrosia ad assumere particolari responsabilità, magari oltre il dovuto, figuriamoci se si innescano nuovi processi ed un nuovo modo di espletarli senza che sia chiara la norma.

Inoltre, all’interno della PA si dovrà creare una controparte in grado di interloquire con le aziende esterne che propongono soluzioni digitali avanzate e di valutare la bontà ed adeguatezza di tali soluzioni.

È sempre più chiaro quanto l’opera del legislatore sia ineludibile.

Senza dubbio, perché dovrebbe saper reingegnerizzare i processi in base ai nuovi strumenti, alle nuove modalità di svolgimento, alla nuova organizzazione della PA; al contempo, si dovrebbe occupare di disarmare l’efficacia delle leggi che dovessero impedire l’attuazione della reingegnerizzazione.

Secondo lei, però, il legislatore non ha saputo o non ha voluto operare queste scelte sino ad oggi? Magari per non confliggere con la classe burocratica che è la “naturale” e gelosa detentrice del corretto uso dei procedimenti.

Mettiamola così. Io non credo nella burocrazia cattiva a priori. Ritengo ci siano state e ci siano tuttora varie componenti ostative. La prima è la paura di prendere decisioni. La paura di finire sotto indagine per aver compiuto una scelta: naturalmente intendo una scelta presa in totale buona fede e magari di evidente buon senso.

Penso che, davanti a questo dilemma, una robusta percentuale di dirigenti preferisca fermare la procedura, e questo – secondo me – è un nodo squisitamente normativo. Del resto, qui c’è una questione enorme che riguarda la cultura del nostro Paese…

Quale sarebbe?

Che in Italia esiste la colpa a priori e mai la verifica a posteriori. Lo dico a partire dall’ambito universitario a cui appartengo. Questo discorso, però, ci porterebbe lontano.

D’accordo, ma gli altri elementi ostativi?

Uno che considero determinante è la cultura dell’impegno e del lavoro. C’è chi lavora tanto e chi fa il minimo. Bene, è chiaro che rendendo trasparente il processo, tramite la digitalizzazione, tutto diverrebbe visibile e tracciabile, e questo potrebbe non risultare del tutto piacevole. Trasparenza e dati aperti (meno quelli coperti da privacy) avrebbero un effetto dirompente nello stallo italiano: un effetto che, però, giudico salutare.

Anche per le complicate filiere burocratiche delle amministrazioni?

Non creda. So che non sono pochi gli impiegati della PA che desiderano usufruire di strumenti facili da usare, strumenti che gli semplifichino le fasi di lavoro.

Ciò che non accettano, invece, è avere da una parte la necessità di svolgere un procedimento digitale e contemporaneamente farlo in modo pesante e farraginoso.

Quindi, con gli odierni protagonisti impegnati alla transizione digitale sarà la volta buona per la PA?

È presto per dirlo. Spero soprattutto che venga avviato un processo che continui nel tempo, a prescindere da cambi di persone o governi. Se vogliamo che la trasformazione alla fine si compia, la continuità è indispensabile. Finora è mancata.